EmailTwitterFacebookLinkedIn

PRIVACYVERKLARING VAN SCHAKELRING

Stichting Schakelring–hierna Schakelring genoemd- verwerkt persoonsgegevens van sollicitanten en andere personen die reageren op vacatures of interesse tonen om werkzaamheden voor Schakelring te verrichten.

Schakelring verwerkt de persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming
(“Avg”). In deze privacyverklaring geeft Schakelring uitleg aan u over de wijze waarop Schakelring deze persoonsgegevens verwerkt en welke mogelijkheden u in dat kader heeft.

Naast deze privacyverklaring voor sollicitanten heeft Schakelring een algemene privacyverklaring voor haar cliënten en personeelsleden

Doeleinden van de verwerking

Uw persoonsgegevens kunnen door u aan Schakelring of een hieraan verbonden persoon worden verstrekt, per post, telefonisch, via e-mail of online portaal. Hierbij worden bijvoorbeeld NAW-gegevens, opleidingsgegevens of andere persoonsgegevens verstrekt. Schakelring zal deze en andere verstrekte persoonsgegevens kunnen verwerken voor de volgende doeleinden:

  • Het leggen en onderhouden van contact;
  • Het beantwoorden van door u gestelde vragen of het verstrekken van door u gevraagde informatie;
  • Het maken van een selectie van kandidaten om een sollicitatieprocedure mee te starten;
  • Het doorlopen van de sollicitatieprocedure;
  • Het voeren van een juiste administratie en intern beheer;
  • Het behandelen van uw eventuele klachten en het oplossen van geschillen;
  • Het doorlopen van de precontractuele fase en het kunnen aangaan van een (arbeids)overeenkomst met u.

Verwerking van persoonsgegevens

Schakelring verwerkt de verkregen persoonsgegevens alleen voor de hierboven beschreven doeleinden. Wanneer wij uw ontvangen persoonsgegevens voor andere doeleinden willen verwerken, zullen wij vooraf contact met u opnemen om u de kans te bieden bezwaar te maken tegen deze verdere verwerking.

Rechtsgronden voor de verwerking

De rechtsgrond voor de hierboven bedoelde doeleinden is gelegen in:

Toestemming

De door u verleende vrije, expliciete, ondubbelzinnige toestemming om deze te mogen verwerken (bijvoorbeeld om uw persoonsgegevens te mogen opslaan in het kader van de sollicitatieprocedure of het in portefeuille mogen houden voor mogelijke vacatures in de toekomst.) Wanneer Schakelring persoonsgegevens verwerkt op basis van de door u verleende toestemming heeft u te allen tijde het recht om deze toestemming in te trekken. Indien de verwerking uitsluitend plaatsvindt op basis van de door u verleende toestemming, dan mag er, nadat u uw toestemming heeft ingetrokken, geen verdere verwerking meer plaatsvinden. Het intrekken van uw toestemming kent echter geen terugwerkende kracht; alle verwerkingen die al plaats hebben gevonden blijven daarom rechtmatig.

Het nemen van precontractuele maatregelen

Het op uw verzoek nemen van maatregelen voor het sluiten van een (arbeids)overeenkomst met als doel het kunnen sluiten van deze overeenkomst (bijvoorbeeld het opstellen van de arbeidsovereenkomst).

Gerechtvaardigd belang

Wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Schakelring, bijvoorbeeld het gebruik van geanonimiseerde gegevens
voor het doen van analyses met betrekking tot de doorlooptijd van de invulling van vacatures of het gerechtvaardigd belang van een derde (bijvoorbeeld om aan te kunnen tonen dat Schakelring de sollicitatieprocedure op een eerlijke en oprechte manier, zonder discriminatie, heeft vormgegeven).

Gevolgen niet verstrekken persoonsgegevens

Schakelring zal u vooraf informeren over gevallen waarin u verplicht bent om persoonsgegevens te verstrekken, die vervolgens door ons verwerkt moeten worden op grond van:

  • Een wettelijke of contractuele verplichting en/of
  • omdat dit een noodzakelijke voorwaarde is om een (arbeids)overeenkomst te kunnen sluiten.

 In dat geval zal u tevens worden geïnformeerd over de gevolgen die verbonden zijn aan een eventuele weigering om deze persoonsgegevens aan ons te verstrekken.

Schakelring maakt reeds in de vacaturetekst en in het sollicitatieportaal duidelijk welke persoonsgegevens er minimaal benodigd zijn om u toe te kunnen laten tot de sollicitatieprocedure. In iedere fase van de sollicitatieprocedure kan om aanvullende persoonsgegevens worden gevraagd. Wanneer Schakelring besluit uiteindelijk met u een (arbeids)overeenkomst aan te willen gaan, zal eveneens sprake zijn van het aanleveren van enkele verplichte persoonsgegevens om de (arbeids)overeenkomst met u aan te kunnen gaan.

Bewaartermijnen

Als u solliciteert of concreet interesse toont in een vacature of het verrichten van werkzaamheden voor Schakelring, dan bewaren wij deze door u aan ons verstrekte gegevens zolang de sollicitatieprocedure loopt en/of er over en weer interesse wordt getoond in het mogelijk aangaan van een (arbeids)overeenkomst.
Uw persoonsgegevens zullen worden verwijderd binnen 4 weken na de beëindiging van de sollicitatieprocedure. Een uitzondering hierop vormt de van u verkregen toestemming om uw gegevens in portefeuille te mogen houden. In dat geval worden uw persoonsgegevens maximaal een jaar na de verkregen toestemming bewaard.

In het geval van klachten of geschillen over het contact of de sollicitatieprocedure worden uw persoonsgegevens bewaard gedurende de behandeling van deze klachten en geschillen. Wanneer het duidelijk is dat een klacht of geschil is opgelost, dan zullen de daarvoor bewaarde persoonsgegevens worden verwijderd.

Aanvullende informatie over verstrekking en verwerking

Uw persoonsgegevens zullen niet aan andere ontvangers worden verstrekt, behoudens in sommige gevallen aan een externe HR organisatie die ondersteunende werkzaamheden verricht in het sollicitatieproces. Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan derde landen of internationale organisaties. Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming en profilering plaats.

Beveiliging van uw persoonsgegevens

Schakelring zal passende technische en organisatorische maatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige onrechtmatige vorm van verwerking. In dat kader zijn diverse maatregelen genomen waaronder encryptie van data, versleutelde communicatie en behandeling van de data als zijnde vertrouwelijk. Personen die namens Schakelring toegang hebben tot uw gegevens zijn gehouden tot geheimhouding. Schakelring verlangt dezelfde technische en organisatorische maatregelen van haar verwerkers en heeft dit vastgelegd in verwerkersovereenkomsten.

Uw rechten

Op grond  van de privacywetgeving heeft u diverse rechten. Wij zetten deze voor u op een rijtje:

Inzagerecht

U heeft het recht de door Schakelring verwerkte persoonsgegevens in te zien.

Correctie- en verwijderingsrecht:

U heeft het recht gegevens te laten wijzigen of zelfs verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is.

Recht van bezwaar

Het recht van bezwaar houdt in dat u vanwege uw specifieke situatie bezwaar kunt maken tegen bepaalde verwerkingen van uw persoonsgegevens. U heeft dit recht bij alle verwerkingen die niet zijn gebaseerd op uw toestemming, het op uw verzoek nemen van precontractuele maatregelen en/of de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst, het voldoen aan wettelijke verplichtingen of het beschermen van vitale belangen van uzelf of anderen.

Recht op beperking

U heeft, onder omstandigheden, ook het recht op de beperking van de verwerking van uw gegevens. Dit houdt kort gezegd in dat Schakelring de verwerking van uw gegevens tijdelijk “bevriest”. U kunt dit recht inroepen in vier situaties: 

  • In afwachting van de beoordeling van een correctieverzoek;
  • Indien gegevens eigenlijk gewist zouden moeten worden, maar u geen verwijdering wenst;
  • Indien Schakelring de gegevens niet langer nodig heeft, terwijl u de gegevens wel nodig heeft;
  • In afwachting van de beoordeling van een bezwaar.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

U heeft het recht om de door u aan Schakelring verstrekte gegevens (terug) te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. Dit recht geldt alleen voor de persoonsgegevens die wij van u verwerken op grond van uw toestemming of een met u gesloten overeenkomst. Het recht geldt bovendien alleen voor de gegevens die wij al in digitale vorm verwerken (dus niet voor ‘papieren’ verwerkingen). U bent vrij die gegevens vervolgens door te geven aan een andere partij.

Intrekken van toestemming

Voor de hierboven beschreven gegevens geldt dat wij u gegevens verwerken op basis van uw toestemming. U heeft te allen tijde het recht een eenmaal gegeven toestemming in te trekken. Wij zullen de verwerking dan onmiddellijk staken. Het intrekken van de toestemming heeft geen terugwerkende kracht; alle verwerkingen die al hebben plaatsgevonden blijven dus rechtmatig.

Uitoefening van de rechten

Het uitoefenen van de rechten is voor in principe kosteloos behoudens misbruik. U oefent de rechten uit door contact op te nemen via de onderstaande contactgegevens.

Termijnen

Wij zullen uw vragen/verzoeken in beginsel binnen een maand beantwoorden. Mocht de beantwoording van uw vraag/verzoek meer tijd kosten, dan zullen wij u hierover binnen een maand informeren. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit van de verzoeken en/ of het aantal verzoeken de beantwoordingstermijn in totaal oploopt tot drie maanden.

Identificatie

Wij kunnen bij alle vragen/verzoeken vragen om nader bewijs van uw identiteit. Dit doen wij om te voorkomen dat we persoonsgegevens aan de verkeerde partij verstrekken of ten onrechte wijzigingen aanbrengen in de persoonsgegevens.

Individuele afweging bij ieder verzoek

We wijzen u er op dat de hiervoor beschreven rechten geen absolute rechten zijn. Er kunnen omstandigheden zijn die maken dat we aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven. We zullen ieder verzoek steeds op zijn eigen merites beoordelen. Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen we dit uiteraard gemotiveerd aan u kenbaar maken. U kunt vervolgens in dat geval eventueel de gang naar de rechter maken.

Functionaris Gegevensbescherming

Schakelring heeft een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG houdt toezicht op de naleving van de privacywetgeving en adviseert Schakelring over de privacywetgeving. De FG is onafhankelijk en geniet wettelijke ontslagbescherming. De FG rapporteert rechtstreeks aan de voorzitter van de Raad van Bestuur van Schakelring. De FG is bovendien de contactpersoon voor alle vragen die over privacy gaan, zowel voor u als betrokkene als voor de toezichthouder.

Dhr. Ivo van Heeren is onze FG; hij is bereikbaar via de e-mail: fg@schakelring.nl .